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Informativa dello Studio Notarile Cianci
Informativa ai sensi dell’articolo 13 del D.Lgs. 196/2003 e degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
– Trattamento dei dati personali ai fini di trattamento e di comunicazioni. Ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 196/2003 (di seguito “Codice Privacy”) e degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, il “Regolamento”), ed in relazione ai dati personali che Lei fornisce a STUDIO NOTARILE CIANCI (di seguito “Titolare”), desideriamo informarLa di quanto segue: Premessa Il Notaio è un pubblico ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia ed imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle Parti.
Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati personali Titolare del trattamento è lo STUDIO NOTARILE CIANCI in persona del Notaio Paola Cianci (di seguito indicato anche come "Titolare”) con domicilio eletto in Saronno, Via Milano n. 3/A. Il Titolare può essere contattato mediante mail all'indirizzo paola.cianci@notaiocianci.it.
Lo studio notarile non è tenuto alla nomina di un responsabile della protezione dei dati personali (RPD ovvero, Data Protection Officer, DPO). Modalità di trattamento: Il Titolare del sito web adotta le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Suoi Dati Personali. Trattiamo i Suoi Dati Personali mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità strettamente correlate alle finalità indicate.
Oltre al Titolare, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai Suoi Dati altri soggetti coinvolti nell’organizzazione di un Sito Web, come personale amministrativo, personale commerciale, marketing, legali, amministratori di sistema, oppure soggetti esterni come fornitori di servizi tecnici terzi, corrieri postali, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione, nominati anche, se necessario, Responsabili del Trattamento da parte del Titolare.
Possiamo fornire l’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento: è sufficiente contattarci all'indirizzo email paola.cianci@notaiocianci.it, o agli altri nostri recapiti indicati in questa informativa. Finalità del trattamento dei dati Il trattamento è finalizzato alla corretta e completa esecuzione dell’incarico professionale ricevuto. I suoi dati saranno trattati anche al fine di: - adempiere agli obblighi previsti in ambito giuridico, fiscale e contabile; - rispettare gli obblighi incombenti sul Titolare e previsti dalla normativa notarile vigente. I dati personali potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici (ivi compresi dispositivi portatili) e trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate. Base giuridica del trattamento: Lo studio del Titolare tratta i Suoi dati personali lecitamente, laddove il trattamento - sia necessario all’esecuzione del mandato, di un atto di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali e consulenziali adottate su richiesta; - sia necessario per adempiere un obbligo legale incombente sul Titolare nella sua qualità di Pubblico Ufficiale; - sia basato sul consenso espresso, ad esempio per l’invio di newsletter da parte dello STUDIO NOTARILE CIANCI.
Conseguenze della mancata comunicazione dei dati personali: Con riguardo ai dati personali relativi all'esecuzione dell’atto notarile di cui Lei è parte o relativi all'adempimento ad un obbligo normativo (ad esempio gli adempimenti legati alla tenuta delle scritture contabili e fiscali), la mancata comunicazione dei dati personali impedisce il perfezionarsi del rapporto contrattuale stesso. La raccolta dei dati Per svolgere la sua funzione, il Notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate, anche dati provenienti dal sito. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Talvolta possono costituire oggetto di trattamento, seppur in via occasionale, anche dati sensibili o giudiziari, quali ad esempio quelli ricorrenti in atti in cui siano parti disabili o minorati, interdetti o inabilitati.
Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati. La fornitura dei dati deriva da un obbligo di legge, ed è strumentale all’esecuzione dell’incarico professionale; pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli o al successivo trattamento potrà determinare l’impossibilità dello scrivente a dar corso ai rapporti contrattuali medesimi. A seconda della natura dell'incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l'Anagrafe ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell'incarico. I registri consultati possono in taluni casi trovarsi all'estero.
Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, saranno conservate presso lo Studio notarile o presso strutture da esso delegate. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati negli archivi dello studio, sia cartacei che informatici. Il trattamento dei dati avverrà anche per le finalità previste dalla normativa in materia antiriciclaggio nei casi previsti dalla legge. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di studio.
Al fine di valutare la qualità del servizio prestato, il titolare si riserva la possibilità di trattare i dati forniti dal cliente o direttamente allo scopo di effettuare rilevazioni, o comunicandone i dati personali a soggetti incaricati di effettuare indagini di soddisfazione della clientela, con tale esclusiva finalità. La comunicazione dei dati Il Notaio è a sua volta tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all'atto. Le trasmissioni avvengono ormai in forma prevalentemente telematica, avvalendosi di computer e software installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un'apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche nell'utilizzo degli strumenti informatici. Così saranno ad esempio comunicati dati:
- all'Agenzia delle Entrate (già Ufficio del Registro, Agenzia del Territorio e Conservatoria dei registri immobiliari e del catasto) per la registrazione, trascrizione e volturazione dell’atto; - all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni); - al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni. Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque. I Suoi dati personali, quindi potranno essere comunicati a: 1. soggetti che elaborano i dati in esecuzione di specifici obblighi di legge; 2. Autorità giudiziarie o amministrative, per l’adempimento degli obblighi di legge; 3. istituti bancari e assicurativi che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati; 4. consulenti e commercialisti o altri legali che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati. Conservazione dei dati I Suoi dati personali, oggetto di trattamento per le finalità sopra indicate, e, per il tempo in cui il Titolare sia soggetto a obblighi di conservazione per finalità fiscali e per le altre finalità previste, dalla legge notarile, ai sensi dell’art.61 l.n. e alla c.d. Legge di semplificazione del 2005 (legge 28 novembre 2005, n.246) art.12, che impone al Notaio l’obbligo di conservare nella propria raccolta le scritture private autenticate soggette a pubblicità immobiliare e commerciale.
Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR 2016/679, può esercitare determinati diritti con riferimento ai Suoi dati trattato dal Titolare: Tra i diritti a Lei riconosciuti dal GDPR rientrano quelli di: - chiedere al Titolare l'accesso ai Suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell'art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell'art. 18, paragrafo 1 del GDPR); - richiedere ed ottenere dal Titolare - nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati - i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali); - opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano; - revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul Suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano la Sua origine razziale, le Sue opinioni politiche, le Sue convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale); - il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità; - proporre reclamo a un'autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it), - Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la correzione, l'aggiornamento o l'integrazione dei dati inesatti o incompleti, ovvero la cancellazione o il blocco per quelli trattati in violazione di legge, o ancora opporsi al loro utilizzo per motivi legittimi, da evidenziare nell’istanza promossa ai sensi dell’art. 7 della Legge Privacy; - va però osservato che l'atto notarile, come ogni altro analogo documento con fede pubblica, è destinato ad essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario. Ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell'atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all'Anagrafe. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione; dell'estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge; - qualora atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile. Negli altri eventuali casi per la richiesta di rettifica si può utilizzare il modello presente sul sito del Garante per la protezione dei dati personali (http://www.garanteprivacy.it) da inoltrare al Notaio Paola Cianci, Titolare del trattamento.
Definizione e scopo
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